网络上关于新闻营销的文章很多，但是都是直接谈新闻稿发布的，并没有谈到具体如何发布，其实新闻稿发布的一个重要渠道就是发布会媒体邀请。把媒体邀请到现场然后进行媒体报道的新闻营销费用偏高，但是这样发布的新闻质量也较高，小马识途认为在此方面投入也是值得的。
在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中，多多少少都能看到媒体的身影，无论活动的规模大小，在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅，媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。
第一种：媒体作为媒介传播渠道，帮助主办方扩大活动影响力。
第二种：媒体可以作为活动的承办方或合作单位，深度合作，并有专题页报道。
而作为活动人的我们，对媒体的了解和运用也将会直接影响到主办方对我们专业度的重要考评依据，很多主办方内部并没有专门的公关部门来负责媒介，大型企业办活动有时候为了省心省力也会选择一并外包给供应商（活动公司、公关公司）。那么，作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢？小马识途媒体顾问建议邀请媒体到场之前，一定要有做好详细的媒体计划，再进入媒体邀约流程。
一、正式与媒体对接
首先，你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么？包括邀请的媒体组成部分（主流媒体、视频媒体、纸媒还是网媒？还是KOL或网红），这里就需要做一份邀约媒体的名单，然后一一取得联系确认。一般来说，除非关系够硬或活动本身有足够吸引眼球的地方，媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体可以外包给专业的营销公司来负责（尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法），虽然活动预算增加一点，但是能达到预期的活动宣传效果才是最重要的。
二、确认媒体事务
紧接着，就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些？例如：媒体邀请函、媒体席位、采访领导等。采访就需要一份比较详细的采访前的提纲，以及活动的背景介绍。
三、安排出行日程
确认媒体和事务后，就需要向到场的媒体发送邀请函，邀请函也分为这几种形式（纸质邀请函，和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函），在邀请函内需要注明的是，媒体到场的时间和地点，要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时，如果媒体是从异地赶到现场的，需要再注明交通出行方案，并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上，包括住宿接待等等。
四、现场对接
活动现场，会有媒体老师们的独立签到处，这里最好提前准备好媒体签到表，并且还需要礼仪接待，负责指引媒体进入会场坐席，如现场有产品体验区和采访环节，也需要安排妥当。活动结束后，也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话语。
五、跟进新闻稿发布情况
一般在活动开始前，或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中，活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在新闻发稿的环节，也会遇到媒体拒稿或审核不通过时，所以，一定要提前备好补充媒体名单。另外，新闻媒体会对企业的通稿进行删减修改，这都是为了让内容符合媒体的刊登要求，属于正常现象。
六、保持良好互动
媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的，并非是纯粹的商业合作关系或利益关系，所以，需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要，逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。 看到这里，也许会有许多人问小马识途的媒体顾问，文章为什么没提及到“车马费”等问题。车马费是行业的一个潜规则，商业活动肯定是要为到场的媒体朋友准备车马费的，媒体人车马劳顿为来企业做报道，作为企业报销路费也在情理之中，如果媒体邀请工作外包给公关公司，车马费是由公关公司代为支付的。
